Aktualisiertes Handbuch
Projekte gut vorzubereiten und zu planen, effizient umzusetzen, deren Refinanzierung zu sichern und im Nachgang über Verbesserungsmöglichkeiten zu reflektieren, ist dem Vorstand bereits seit 2018 ein großes Anliegen. Damals begann die Ausarbeitung des ersten Projektmanagement Handbuches der Stephanus-Stiftung. Dieses enthält rahmengebende Vorgaben, Tipps und Tricks rund um das Thema Projektmanagement. Neue Rollen, neue Prozesse und digitale Tools wie Asana und Microsoft Teams konnten seitdem getestet werden. Den daraus gewonnenen Verbesserungsmöglichkeiten für den Alltag der Mitarbeitenden in Projekten, wurde nun mit einer Aktualisierung des Handbuches Rechnung getragen.
Eine angepasste Version finden Sie in Microsoft Teams im Team „Stephanus Gesamt“, abgelegt unter dem Reiter „Dateien“ im Ordner „Projektmanagement“. Zu diesem Team wird jede Person, die über eine Teams-Lizenz verfügt, automatisch hinzugefügt. Das Handbuch, Prozesse und die damit verbundenen Vorlagen wurden inhaltlich reduziert sowie die Rollen einzelner Projektmitglieder stärker voneinander abgegrenzt. Zudem finden Sie im Handbuch eine kurze Einführung zu Microsoft Teams. Diese können Sie nutzen, um den Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und den Fortschritt in Projekten im Blick zu behalten.
In Zukunft können große strategische Projekte direkt über Microsoft Teams vorgeschlagen und beim Vorstand beantragt werden. Diese Funktion wird gerade noch getestet und optimiert.
Der kaufmännische Vorstand Harald Thiel sagt: „Aus der Zusammenarbeit mit Julia Steger im Rahmen einer OnPurpose Initative ist ein kontinuierliches Miteinander geworden. Es geht um Zusammenarbeit und Innovation. Genau dazu soll unser Projektmanagement dienen. Innovationen zu erfahren und gemeinsam zu bearbeiten, um sie im Gesamtunternehmen zu nutzen. So können wir die Zusammenarbeit verbessern, analog und digital. Ich bin davon überzeugt, dass wir so insbesondere große Projekte besser und schneller umzusetzen und einen weiteren Schritt in Richtung ‚NewWork‘ gehen.“
Projektmanagement in der Praxis
Ein Handbuch kann nur eine Hilfestellung sein und Inspiration liefern, jedoch nie die Erfahrungen in der Praxis ersetzen. Daher wurde die Aktualisierung des Handbuches mit drei digitalen Schulungen sowie zwei darauffolgenden Austauschrunden begleitet. Die Vielfalt der Stiftung spiegelte sich auch in den ca. 50 Teilnehmenden wider: Kolleginnen und Kollegen u.a. aus den Bereichen Personal, Facility Management, Pflege, Wohnen und Assistenz und Werkstätten nahmen daran in unterschiedlichen Rollen wie Projekt- und Bereichsleitung, Projektmitarbeitende, Auftraggebende und Fachexpert*innen teil.
Die Schulungen und Austauschrunden profitierten vor allem von den bereits gewonnenen und geteilten Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen untereinander. So wurden Projekte vorgestellt wie z.B. aus den Bereichen Wohnen und Assistenz, IT und Facility Management, die bereits mit Microsoft Teams, One Note und neuen Projektrollen arbeiten. In gemeinsamen Diskussionen konnten Anwendungsbeispiele für die eigenen Bereiche und Projekte gefunden werden. Doch am besten können die Teilnehmenden selbst über die Schulungen berichten:
„Das Konzept für das Projekthandbuch wird eine Klarheit und Verbindlichkeit bei der Bearbeitung von Projekten geben.“
„Guter Überblick über die Thematik. Ich denke, damit kann man gut starten und ausprobieren.“
„Erfahrungen aus der Praxis von den Kollegen/-innen, die schon mit Teams arbeiten, sind sehr nützlich.“
Neues eLearning Angebot für Sie
Egal, ob es sich um ein großes Bauprojekt, um die Einführung eines digitalen Tools, die Optimierung eines neuen Prozesses oder die Umstrukturierung eines Teams handelt, all diese Themen erfüllen die Kriterien für ein Projekt und können somit von den Hilfestellungen im Handbuch profitieren. Um den Inhalt allen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung zu stellen, die in ihrem Alltag an großen und kleinen, abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Projekten mitwirken, wird der Inhalt des Handbuches nun in einem eLearning-Kurs durch die Stephanus-Akademie für Sie aufbereitet. Der Kurs fokussiert sich hierzu auf die folgenden Inhalte:
- Überblick über die Arten und Strukturen von Projekten
- Darstellung von klassischem, hybriden und agilem Projektmanagement
- Erklärung unterschiedlicher Projektrollen und deren Aufgaben
- Empfehlung für Entscheidungsmethoden in Projekten
Bei Interesse an einer Teilnahme können Sie sich an Ihre jeweilige Führungskraft wenden. Bei Frage zu den Inhalten steht Ihnen Ihre Stephanus-Akademie jederzeit zur Verfügung.
Verstetigung neuer Projektmanagement-Rollen
Als zusätzliches Unterstützungsangebot der unterschiedlichen Bereiche bei Stephanus, wurden intern Stellen zur Besetzung der Rolle der Prozessmanager*in in Projekten ausgeschrieben. Diese können Projektteams bei der Planung, Durchführung und dem Abschließen von Projekten unterstützen. Dabei liegt ihr Fokus nicht auf dem für die Umsetzung notwendigen Fachwissen wie z.B. zur Erstellung eines Kita-Konzeptes oder für die bauliche Umsetzung eines Seniorenzentrums, sondern auf dem Einsatz von Projektmanagement-Methoden, -Prozessen und -Tools. Kolleginnen und Kollegen, die diese neue Rolle übernehmen möchten, erhalten ebenfalls Unterstützung bei der Einarbeitung. Auf diese Weise sollen die Inhalte des Handbuches und der Schulungen leichter in die Praxis übertragen werden können.
Die Natur lebt es uns vor und erneuert sich selbst in wiederkehrenden Abständen. Auch im Projektmanagement wollen wir uns diesen regelmäßigen Erneuerungsprozess zu Nutze machen. Je mehr Kolleginnen und Kollegen die Schulungen und deren Inhalte anwenden, von ihren Erfahrungen berichten und daraus neues Wissen kreieren, desto besser können wir das Unterstützungsangebot auch in Zukunft an die Bedürfnisse der Stephanus-Stiftung anpassen. Das heben wir uns aber für den nächsten Mai auf. Jetzt heißt es erst einmal studieren und ausprobieren. Viel Spaß dabei!
Julia Steger