Hinter dieser „Wolke“ steckt reale Hardware. „Cloud“ beschreibt ein meist großes Netzwerk von leistungsfähigen Servern, die durch einen Anbieter bereitgestellt und sicher betrieben werden. Unternehmen können sich dann davon eine bestimmte Kapazität mieten.
Das macht die Stephanus-Stiftung zukünftig bei Microsoft (MS). Dieses Unternehmen betreibt weltweit große Rechenzentren und seit einiger Zeit auch in Deutschland. Sämtliche Daten der Stephanus-Stiftung werden nach dem Umzug, der sogenannten Datenmigration, dort gespeichert. Unsere Daten sind durch einheitliche Richtlinien und deren technische Umsetzung geschützt.
Für Stephanus hat das eine ganze Reihe von Vorteilen. So nutzen wir das Know-how von Spezialisten sowie eine umfassend vorhandene sichere Hardware. Dabei sparen wir z.B. erhebliche Kosten für die Anschaffung und personalintensive Wartung von Servern in einem eigenen Rechenzentrum ein, wie wir es bisher in Weißensee hatten. Microsoft stellt regelmäßig die neueste Hardware zur Verfügung. Fällt mal ein Server aus, gibt es sofort Ersatz.
Durch die immer größer werdenden Datenmengen können wir künftig die benötigte Speicherkapazität zeitnah anpassen lassen. Auch Datensicherung und Wiederherstellung bei etwaigem Verlust werden einfacher, da die Daten an mehreren Stellen auf den externen Cloud-Servern gespeichert sind.
Einen deutlichen Mehrwert haben die Mitarbeitenden bei Stephanus. Über die verschiedenen Komponenten von Microsoft (Teams, SharePoint oder Yammer) können sie zukünftig effizienter und transparenter zusammenarbeiten. Man findet Dateien schneller, Wissen kann zeitnaher geteilt und genutzt werden. Auch über weite Entfernungen hinweg bleiben die Kolleginnen und Kollegen miteinander verbunden. Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten und sehen immer gleich das gemeinsame Ergebnis.
Auf die Daten kann man von (fast) überall zugreifen und verschiedene Geräte nutzen. Dabei können die Dateien mit anderen Mitarbeitenden bei Stephanus geteilt werden. Unter Einhaltung besonderer Richtlinien geht das dann auch mit externen Personen.
Insgesamt lässt sich die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen und den zentralen Diensten effizienter gestalten. Zum Beispiel bei optimierten Genehmigungsprozessen oder bei immer aktuell gehaltenen Handbüchern.
Auch wer heute noch nicht mit den Dateisystemen arbeitet, wird künftig Nutznießer der effizienten, transparenten, sicheren Zusammenarbeit mit MS-Teams oder in verschiedenen Projekten sein. Denn alle Dateien werden so gespeichert, dass es immer nur einen aktuellen Stand gibt. Dennoch kann man auf die alten Versionen jederzeit zugreifen.
Das Projektteam ist derzeit dabei, den Rollout für die Datenmigration ab Januar 2022 vorzubereiten. Wir bereiten dafür die Daten vor, führen Schulungen durch und schaffen die technischen Voraussetzungen für den „Umzug“. Das wird einige Zeit in Anspruch nehmen.
Doch wir gehen davon aus, dass alle Nutzerinnen und Nutzer, die schon jetzt einen Account (vorname.nachname@stephanus.org) haben, im Laufe des Jahres 2022 auf der neuen Plattform arbeiten.
Wir werden Sie wieder informieren, wenn der Startschuss gefallen ist und die ersten User auf der neuen Plattform arbeiten können.
Dr. Beate Dreyer
Bereichsleitung QM | IT | Prozesse
