Projekt E-Akte erfolgreich umgesetzt

Christine Jaschek

Christine Jaschek managte als externe Fachfrau interimsweise den Bereich Personal bei Stephanus

Seit Monaten wird im Bereich Personal auch intensiv an der Umsetzung der E-Akte gearbeitet. Nun ist ein großer Meilenstein geschafft: Alle ca. 4.200 Personalakten, die bisher in Papierform bearbeitet wurden, sind nun digitalisiert und in Loga³ einsehbar. In den nächsten Monaten werden die Sachbearbeitungen noch verstärkt damit beschäftigt sein, die gesamten Dokumente zu sichten und sich mit der E-Akte zurechtzufinden.

Gleichzeitig werden die Leitungen, die Personalverantwortung tragen, geschult, damit auch diese sich in der E-Akte zurechtfinden.

Über das Berechtigungskonzept ist klar geregelt, welche Personen welche Bereiche in der E-Akte sehen können und welche nicht. Diese ist auch Teil einer besonderen  Dienstvereinbarung zur E-Akte.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zukünftig ebenfalls wie bisher ihre Personalakte einsehen. Anstelle einer Papierakte, die im Bereich Personal eingesehen werden kann, ist der Ablauf zukünftig folgender: Über einen Antrag, der im „Self Service von Loga³“ hochgeladen wird, kann die Einsicht in die Personalakte beantragt werden. Der Antrag muss von den jeweiligen Mitarbeitenden in der eigenen Personal Cloud über den Button „Weiterleitung an Sachbearbeitung“ verschickt werden und landet dann direkt dort. Anschließend wird ein Tag für die Einsicht vereinbart. Die Einsicht wird über eine Zugangsberechtigung freigeschaltet und ist dann für einen Zeitraum von 24 Stunden für die jeweiligen Mitarbeitenden jederzeit und von jedem Ort über ihren PC/Laptop/Handy einsehbar.

Da der Bereich Personal noch mit den Nacharbeiten in den E-Akten beschäftigt ist, bitten wir für die Einsicht in die E-Akten noch um Geduld.

Info: Self Service in Loga³

Für den Antrag zur Einsicht in die E-Akte ist ausschließlich der Antrag über den Self Service möglich. Der Self Service von Loga³ dient zudem für die gesamte Kommunikation mit der Personalabteilung. Wir bitten darum, diesen auch verstärkt zu nutzen, um die Bearbeitung Ihrer Anliegen schneller und effizienter durchführen zu können Den Self Service finden Sie in Ihrem privaten Bereich in Loga³ dort, wo Ihre Gehaltsabrechnungen einsehbar sind. Zukünftig wird die Personalabteilung den Papieranteil reduzieren und alle Anträge und Meldungen in digitaler Form annehmen. Eine ebenfalls bequeme Möglichkeit bietet Loga³ mit der App, die auf jedes Handy geladen werden kann. Auch über diesen Weg ist eine unkomplizierte Kommunikation mit der Personalabteilung möglich.

Christine Jaschek
Interims-Management Personal
Vorstandsbereich Personal|Finanzen

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