Sind wir nicht alle ein bisschen agil?

Bei einem Workshop wurde diese Übersicht entwickelt, um die Struktur von Prozessen darzustellen.

Die Stephanus- Stiftung geht neue Wege im Projektmanagement

In unserer Mission „Tradition trifft Innovation“ beschreiten wir als Stiftung neue Wege und wagen Neues. Unter diesem Motto hat sich die Stephanus-Stiftung entschieden, an dem „On Purpose Programm“ in Berlin teilzunehmen. Es vermittelt gemeinnützigen Organisationen junge Menschen, die nach mehr Sinn in ihrem Arbeitsleben suchen und gemeinnützige Organisationen bei ausgewählten Projekten unterstützen.

Im Zuge der immer stärkeren Zusammenarbeit aller Geschäfts- und Fachbereiche sowie Einrichtungen vor Ort, entschied sich der Vorstand die „On Purpose“ Fachfrauen Yvonne Scheurer (Oktober 2018 – März 2019) und Julia Steger (April 2019 – März 2020) mit der Entwicklung und Einführung eines stiftungsübergreifenden Projektmanagement-Standards zu beauftragen.

Um dem Projekt „Einführung eines Projektmanagement-Standards“ einen entsprechenden Rahmen zu geben, wurde ein diverses Projektgremium gegründet, besetzt aus Vertretern der zentralen Bereiche, den Geschäftsbereichen und des Vorstands. Dieses Gremium erarbeitete Projektmanagement-Standards für die Planung und Durchführung von Bauprojekten und großen strategischen und bereichsübergreifenden Projekten, wie zum Beispiel der Einführung einer neuen Personalsoftware oder diverse Digitalisierungsprojekte in der Stiftung. Aber auch für kleine Projekte in einzelnen Einrichtungen oder Abteilungen wurden Hilfestellungen entwickelt.

Pilotprojekte helfen bei der Erprobung des neuen Standards

Ziel ist es unter anderem, die interdisziplinäre Zusammenarbeit zu unterstützen. Die Projektteams bekommen Instrumente an die Hand, die ihnen helfen, ihr Projekt besser zu strukturieren und klare Rollen zu vergeben. Natürlich ist es wichtig, dass es nicht nur bei einer theoretischen Idee bleibt. Alles sollte auch umsetzbar sein. Umso schöner, dass sich Projektteams, wie das Projekt zur Umsetzung des Bundesteilhabegesetzes oder das Projektteam „Mobile Pflege bei Stephanus“ dazu bereit erklärt haben, den neuen Prozess, die neuen Rollen und die Instrumente zu erproben.

Dabei konnten wichtige Erkenntnisse für die Optimierung und die weitere Umsetzung gesammelt werden. Saskia Fischer, in der neuen Rolle der Prozessmanagerin im BTHG Projekt, blickt zurück: „Es war teils ein Kraftakt, alle Teammitglieder aus den unterschiedlichen Bereichen alle vier Wochen zusammen zu bringen. Aber die regelmäßigen Planungen und gemeinsamen Abstimmungsrunden sind uns mittlerweile sehr wichtig. Die neuen Instrumente helfen uns auch dabei, diese Termine effizient zu nutzen und gut zu strukturieren.“

Auch Bauprojekte bekamen eine neue Struktur und einen neuen Prozess. Sie unterstützen dabei, schneller Entscheidungen treffen zu können. Gemeinsam mit allen Geschäftsbereichen, den zentralen Bereichen aus Controlling, Finanzen und Rechnungswesen, Unternehmensentwicklung und Facility Management wurden die Prozesse entwickelt und erprobt.

Ole Roggel, Bereichsverantwortlicher Projektentwicklung und Architektur in der Stiftung, sieht nun große Chancen: „Der neue Prozess gibt uns einen roten Faden für die Konzeption und die tatsächliche Durchführung von Bauprojekten vor, an dem sich Facility Management und die Geschäftsbereiche orientieren können. Ich sehe hier viel Potential, Hindernisse in Projekten rechtzeitig zu erkennen und auch Kosten einzusparen.“

Neben der Entwicklung eines gemeinsamen Projektmanagement-Standards, stand auch die Auswahl und Einführung eines Projektmanagement-Tools auf dem Programm. Hier hat sich die Stiftung für die Abwicklung der Bauprojekte und vereinzelter großer Projekte für die Cloudlösung Asana entschieden. Harald Thiel, Vorstand für Personal und Finanzen und Auftraggeber des Projektes, sieht hier einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung der Stiftung: „Mit Asana haben wir nun einen transparenten Überblick über alle Bauprojekte und ein schöner Nebeneffekt: Wir können uns im Umgang mit neuen Technologien erproben.“

Jetzt sind Sie dran!

Der Höhepunkt der Arbeit im Projektteam „Einführung eines Projektmanagement-Standards“ bildeten die Schulungstage Anfang März 2020. Hier kamen verteilt auf vier Tage über 50 Kolleginnen und Kollegen aus allen Geschäftsbereichen, Regionen und zentralen Bereichen zusammen, um den neuen Prozess zu verstehen und mit eigenen Projekten auszuprobieren.

Sabine Schmidt, Projektleiterin Fördermittelmanagement & Fundraising, nahm ebenfalls an den Projektmanagement-Schulungen teil: „Die Schulung gab einen guten Einblick in die unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden und -Rollen. Wir konnten anhand eines selbstgewählten Beispiels alle Projektphasen durchspielen. Das war toll, so hatten wir einen direkten Praxisbezug.“

Für alle, die nicht die Gelegenheit hatten an einer der Schulungen teilzunehmen, wurden Videoaufzeichnungen angefertigt, die die Inhalte des neuen Standards vorstellen. Zu diesem Zweck ist ein Projektmanagement-Laufwerk eingerichtet. Dieses ist für alle Mitarbeitende zugänglich und enthält sämtliche Handbücher, Vorlagen und Erklärvideos zu dem Thema: \\STITS-FP03\Projektmanagement.

Schulungen können zwar helfen neue Impulse zu geben, doch die nachhaltigeren Erkenntnisse erfolgen in der Regel in der direkten Anwendung der neuen Prozesse, Rollen und Instrumente. Deshalb haben sich die Schulungsteilnehmenden auch einstimmig vorgenommen: Ausprobieren! - Im Team, in der Abteilung, im Bereich, in der Einrichtung. Nur durch die Anwendung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Stiftung wird der Nutzen des neuen Projektmanagement-Standards sichtbar und kann uns dabei helfen, die vielen tollen Projektinitiativen im Sozialraum noch schneller erlebbar zu machen.

Julia Steger
Projektleiterin

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