Diese „Dienstleistungs-Güte-Vereinbarungen“ (SLA) bezeichnen einen Stephanus internen Rahmenvertrag bzw. die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister für wiederkehrende Dienstleistungen. Zum Beispiel: Einrichtungsleitungen (Auftraggeber) erhalten monatliche Berichte aus dem Bereich Controlling (Dienstleister). So bekommen sie einen Überblick, welche Ausgaben ihre Einrichtung im letzten Monat hatte und ob sich diese mit der abgestimmten Planung decken.
„Mit der Erarbeitung der SLA’s wird nicht auf einmal alles perfekt. Doch sie sind eine Grundlage, gemeinsam an Verbesserungen zu arbeiten und das Verständnis füreinander zu stärken“, sagt Harald Thiel, Kaufmännischer Vorstand in der Stephanus-Stiftung.
Entworfen wurden die SLA-Stammdatenblätter, um die Kerninformationen zur jeweiligen Leistung zu beschreiben und die Inhalte strukturiert darzustellen. Diese sind dann nicht nur eine wichtige Basis für Kostensatzverhandlungen mit den Kostenträgern, sondern sie stellen auch die Grundlage für ggf. noch zu gestaltende Prozessunterlagen in den Zentralen Diensten dar. Insofern sind sie eine Handlungsorientierung für die Zentralen Dienste und eine Zusammenstellung aller Leistungen für die Geschäftsbereiche. Adressat sind vor allem die Einrichtungsleitungen, für die diese SLA’s eine Orientierungshilfe sein sollen.
Die SLA-Stammdatenblätter beinhalten folgende Informationen:
- welche Leistungen werden von den Zentralen Diensten erbracht
- welche Voraussetzungen müssen von den Kunden (Einrichtungsleitungen, Geschäftsbereichsleitungen) erfüllt werden
- welchen Mehrwert ergeben sich für den Kunden
- welche Ziele sollen durch die Leistungen erreicht werden
- welche Prozesse, Ordnungen etc. gibt es bereits und wo müssen noch welche erstellt werden
- wer hat welche Verantwortung bis zur Erfüllung der Leistung
- welche Qualitätskriterien oder Kennzahlen werden vereinbart
Seit August 2021 finden sukzessive Workshops unter Beteiligung der mandatierten Vertreterinnen und Vertreter der Geschäftsbereiche und der Zentralen Dienste statt, um diese SLA-Stammdatenblätter zu finalisieren. Bis Oktober 2021 erhalten die Geschäftsbereiche die bisher 59 SLA-Stammdatenblätter zur Durchsicht und Prüfung. Das Inkrafttreten ist auf den 01. Januar 2022 terminiert. Anhand der SLA kann die Arbeit der Zentralen Dienste künftig noch besser als bisher nachvollzogen werden.
Harald Thiel: „Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung und des Umbruchs. Dieses bedeutet auch, dass das Neue noch nicht reibungslos funktioniert, aber das Alte auch nicht mehr. Arbeiten wir gemeinschaftlich daran, die Prozesse für alle Beteiligten transparent zu gestalten und kontinuierlich zu verbessern.“
Als Bestandteil des Handbuchs des VB P|F unterliegen auch diese Dokumente selbstverständlich einer jährlichen Revisionspflicht. Bereits für März/April 2022 ist eine erste Überprüfung geplant. Dort wird geprüft, inwiefern diese neuen Instrumente zur Handlungsorientierung in unserer Organisation tatsächlich gelebt werden.
Wir freuen uns auf Feedback, insbesondere von den Kolleginnen und Kollegen, die aufgrund ihrer eigenen Aufgaben sehr eng mit den Zentralen Diensten zusammenarbeiten!
Vivien Haase und Andreas Lubitz
Mitarbeitende im Bereich QM|PM des VB Personal|Finanzen
