Modern Workplace @ Stephanus Cloud 

Schon mehrfach haben wir über das Projekt „Modern Workplace@Stephanus Cloud“ berichtet. Über die aktuellen Entwicklungen informiert Dr. Beate Dreyer, Bereichsleiterin QM | IT | Prozesse. 

Im Laufe des Jahres 2022 sind wir mit großen Schritten vorwärtsgekommen. Der Umzug der Daten für verschiedene Bereiche erfolgte in sogenannten „Wellen”. Nach der Testwelle Stephanus IT und Stephanus Akademie wurde sowohl der Umzug mit den Daten des Vorstandsbereiches sowie der Stabstellen fortgesetzt als auch die Daten des großen Geschäftsbereichs Wohnen & Pflege migriert. Auf diesem Weg noch einmal ein herzliches Dankeschön an die User für die rege Beteiligung am Projekt.

Es gab einige Stolpersteine, die identifiziert und ausgeräumt wurden. Aus den ersten Datenumzügen haben wir wichtige Lerneffekte mitgenommen. Sie führten zwischenzeitlich sogar zu der Entscheidung des Lenkungsausschusses, nicht mehr Einrichtungen einzeln, sondern ganze Bereiche als sogenannten „BigBang-Welle” umzuziehen. Dies wird gerade für den Geschäftsbereich Werkstätten und die Bereiche Personal und Finanzen umgesetzt. Hier ist geplant, dass Ende Februar 2023 alle Daten dieser Bereiche auf MS SharePoint zu finden sind und die alten Netzlaufwerke abgeschaltet werden können.

Bereits schon mehr als 1000 Stephanus User im SharePoint

Mittlerweile arbeiten schon mehr als 1000 User auf der neuen Datenplattform MS SharePoint. Sie haben begonnen, die Vorteile kennenzulernen und umfassend zu nutzen. Dateien werden nicht mehr per Mail verschickt, sondern mit anderen geteilt. An einem Dokument wird gemeinsam, manchmal sogar auch schon gleichzeitig, gearbeitet. Die Abstimmung wird dadurch einfacher und geht schneller.

Die PowerUser aus den Bereichen, die Kolleginnen und Kollegen, die sich etwas intensiver mit dem Thema Datenablage in SharePoint befassen und ganz aktiv in den Umzug der Daten eingebunden sind, haben ein MS-Team eröffnet, wo sie sich fachlich austauschen und Tipps und Tricks weitergeben. 

Das Projektteam ist derzeit dabei, den Rollout für die Datenmigration ab Januar 2023 vorzubereiten. Für das erste Halbjahr 2023 ist der Umzug der Daten für den Geschäftsbereich Wohnen & Assistenz geplant, nach den Sommerferien werden dann die Bereiche Bildung und KiJuFa in das Projekt eingebunden. 

Wir arbeiten weiterhin sehr eng mit den benannten Verantwortlichen und PowerUsern in den Bereichen zusammen und reflektieren den Verlauf kontinuierlich und regelmäßig.

Wöchentliche Projekttreffen, verschiedene Angebote für Fragerunden und Schulungen sowie individuelle Termine sind ein großer Aufwand für die Stephanus IT und die beteiligten Bereiche. Aber sie sind eine wichtige Voraussetzung, dass der Datenumzug dann auch zur Zufriedenheit aller Beteiligten erfolgen kann.
 

Dr. Beate Dreyer
Bereichsleitung QM | IT | Prozesse

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