Hybrider Einkauf bei Stephanus

ein Mann sitzt an seinem Schreibtisch

Die Stephanus-Stiftung hat den Einkaufsprozess auf Basis von Einkaufsgrundsätzen neu strukturiert. Bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen sollen künftig fünf Nachhaltigkeitskriterien in Anschlag gebracht werden, die das vorhandene Angebot „filtern“:

Wirtschaftlichkeit ist die Voraussetzung dafür, dass unser Unternehmen im Wettbewerb bestehen, seinen sozialen Auftrag erfüllen, in Innovationen investieren und Arbeitsplätze sichern kann.  

Regionalität: Durch eine Stärkung der regionalen Wirtschaftskreisläufe wird unsere eigene Infrastruktur gestärkt und wir leisten einen Beitrag zum Klimaschutz.

Ökologie: Es gibt keinen Planeten „B“: Wir schützen unsere natürlichen Lebensgrundlagen Wasser, Böden und Luft; wir nehmen die Vernichtung von Lebensräumen und Lebewesen nicht billigend in Kauf. Das ist „gelebte Bewahrung der Schöpfung“.

Energieeffizienz: Die Klimaerwärmung ist die größte Herausforderung des 21. Jahrhunderts. Wir achten auf energieeffiziente Produkte/Dienstleistungen und sparen dadurch auch Kosten ein.

Fairer Umgang mit Lieferanten: Wer hochwertige Produkte liefert und gute Dienstleistungen erbringt, soll angemessen bezahlt werden und von seiner Arbeit leben können. So vermeiden wir unwürdige Arbeitsverhältnisse, eine Preisspirale nach unten und stärken den sozialen Zusammenhalt.

Diesen Richtlinien folgend, wurde für den Einkauf in der Stephanus-Stiftung eine Netzwerkstruktur gewählt. Sie besteht aus verschiedenen Einkaufszirkeln und einem Einkaufsmanager, die die dezentralen regionalen Strukturen miteinbeziehen. Auf der Basis von Microsoft Sharepoint gibt es jetzt eine Einkaufsplattform. Der Nachhaltigkeitsfilter wurde in Zusammenarbeit mit dem Diakonie Deutschland - Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung e.V. (EDWE) definiert und wird in einem der nächsten Schritte für die Plattform entwickelt.  

Bereits im letzten Jahr wurden die Einkaufszirkel Hygiene, Büromaterialien und IT mit Hilfe eines Ausschreibungsverfahrens intern besetzt. Seitdem fanden verschiedene Auftakttermine statt, um den Einkaufszirkelmitglieder*innen das Konzept des Hybriden Einkaufs und die Plattform vorzustellen.  

Der Einkaufszirkel IT startete als erster über die Einkaufsplattform mit einem kleinen Benutzerkreis. Seit dem 1. April 2022 konnten ca. 200 Bestellungen für IT-Artikel (Rechner, Notebooks und Zubehör) über die Einkaufplattform mit einem zweistufigen Genehmigungsprozess realisiert werden. Die bisher analogen Prozesse wurden durch die Einkaufplattform für diese Artikel ersetzt.

Für die Einkaufszirkel Büromaterial und Hygieneartikel definierten wir Kategorien. Die ersten Artikel werden aktuell per Hand eingepflegt.  

Kurzfristig wird es jedem Bestellenden möglich sein, Lieferanten und Artikel auf der Plattform vorzuschlagen. Dazu ist eine Artikel-/Lieferantenvorschlagsfunktion auf der Plattform hinterlegt, welche durch Anklicken des Buttons genutzt werden kann. Hierdurch möchten wir eine höhere Transparenz erreichen und einen geschäftsbereichsübergreifenden Austausch im Rahmen der Beschaffung ermöglichen.  

Mittelfristig arbeiten wir an Schnittstellen zu unserem ERP-System, um die Beschaffung in einem Zusammenspiel aus Bestellern (Einkaufplattform), Stammdatenverwaltung und Rechnungsabwicklung (ERP System) und Lieferanten effizienter zu gestalten.

Langfristig sind Kataloganbindungen zu den Lieferanten über das ERP-System und die Einkaufplattform geplant. Ziel ist es, die Datenlage zu verbessern, die Zeiten für die Bestellvorgänge zu verkürzen und eine höhere Transparenz zu schaffen.  
 

Kurusch Kay
Strategischer Einkäufer

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